Tips dan etika mengirim e-mail yang profesional dan tertata dengan baik

Etiket atau etika tidak hanya berlaku di sekolah, masyarakat, tapi berlaku juga pada saat menggunakan internet. Karena pada prinsipnya, etiket sangat berkaitan dengan kesopanan. Etiket adalah sekumpulan peraturan yang tidak tertulis dan digunakan agar orang lain tidak sakit hati oleh ucapan atau perilaku yang kita lakukan.

Net etiket adalah perilaku yang pantas ketika online. Apa sajakah norma sopan santun dalam menggunakan email atau berinternet?

Berikut ini beberapa norma yang harus dilakukan ketika kita mengirimkan email atau berinternet.

1. pembuka dan penutup
Mulailah membuka surat dengan kata sapaan. misalnya Dear Mr. Miss. kemudian Menyantumkan jabatan atau posisi orang yang dituju juga disarankan.

2. Isi

Isi email, usahakan sependek mungkin. Jika mereply, delete informasi-informasi yang berulang-ulang misalnya signature yang berulang-ulang maupun pesan yang sudah tidak relevan lagi. Jika menyertakan file attachment, pastikan ukurannya terkecil yang bisa dilakukan. Jika file JPEG, pastikan ukurannya sudah diperkecil.

3. Penutup

Tutuplah dengan salam, nama lengkap, jabatan, nama sekolah, alamat sekolah, nomor telepon sekolah, nomor telepon pribadi, hingga alternatif alamat e-mail. Gunakan tanda tangan. Tulisan “Best Regards dan bla…bla…bla…” adalah tanda tangan atau kartu nama virtual. Hal itu sebagai pertanggungjawaban secara fisik.

4. Kenali istilah-istilah dalam bahasa kini.

Contoh: CMIIW (Correct Me If I’m Wrong) yang artinya: Mohon dikoreksi jika saya salah. Ini biasanya kita pakai untuk membuat laporan kepada atasan atau pihak yang terkait. Jadi jika Anda mengirim sebuah email berisi informasi atau data, sertakan CMIIW. FYI (For Your Information), biasanya dipakai saat kita melaporkan sesuatu atau orang lain mengirimkan informasi yang mungkin saja penting untuk kita. ASAP (As Soon As Possible) yang artinya: secepat mungkin. Biasanya dipakai jika kita meminta pihak terkait atau anak buah mengirimkan laporan atau data yang perlu waktu secepatnya. dan masih banyak lagi istilah lain.

5. Jangan berteriak.

Penggunaan huruf kapital pada semua kata dianggap sebagai teriakan, kecuali jika ingin memberikan penekanan pada sebuah kata.

6. men-CC email

Biasakan men-CC email yang keluar sekolah pada atasan kita.

7. Jangan membicarakan orang lain.

Jangan membicarakan orang lain, apalagi kejelekan-kejelakannya lewat email, karena si penerima pesan bisa meneruskannya (forward) ke orang lain.

8. Hormati privasi orang lain.

Bila Anda mengirim email ke sejumlah orang yang satu sama lain tidak saling mengenal, maka gunakanlah BCC atau blind carbon copy agar alamat mereka tidak saling diketahui.

9. Bersabarlah dalam menunggu “reply”.

Orang tidak hanya hidup dalam dunia internet. Mereka mungkin tidak membalas email Anda dengan segera. Sebab pasti ada juga orang yang mengecek email seminggu sekali.

10. Jangan teruskan surat berantai.

Anda tentu merasa jengkel jika anda menerima sebuah email tentang humor atau cerita-cerita lain yang mengharuskan anda meneruskan email itu ke orang lain, karena jika tidak anda akan mendapatkan sial. Lalu akankah Anda juga mengganggu orang lain dengan sebuah pesan email semacam ini? Jika Anda mendapatkannya, lebih baik hapus saja dengan menekan “delete”.

Demikian yang bisa Omtrizone buat untuk kali ini. Semoga bermanfaat.